先日、弊社の海外拠点である香港法人・上海法人を訪問しました！
今回の出張には、それぞれの拠点での目的に加え、香港・上海に共通する大きなミッションがありました。
それは、日本と中国の拠点間で利用できる共有フォルダの設置と接続テストです。
実際に現地の環境で接続を行ったところ、無事に接続を確認！
通信速度についても問題なく、日本とのデータ共有をスムーズに行える環境が整いました。
まずは、今回の大きな目的のひとつを達成です！
そして、香港法人では、自社開発システムの「その後」を確認。
現在は、弊社が自社開発した販売会計システムを今年1月から本稼働しています。
今回は、本稼働から約半年が経過したタイミングで、実際に使用しているスタッフから現在の使用感や改善点などをヒアリングしました。
スタッフからは、システム導入による業務時間の短縮を実感できているとの声も！
また、お客様へ提出する資料についても、現在はシステムから出力したものを使用しています。
「内容が間違っている」といったお問い合わせも今のところないとのことで、実際の業務の中で問題なく活用されていることを確認でき、安心しました。
実際に使う人の声を聞きながら、これからさらに使いやすいシステムへとブラッシュアップしていきます。
出張メンバーは、香港での約2日間のスケジュールを終え、上海事務所へ移動しました。
上海法人では、業務を知るところからのスタートでした。
まずは、今後の業務効率化に向けて、現在行っている業務について詳しくヒアリングを行いました。
現在、事務スタッフ1名で、受発注や納期管理から、入金・支払管理などの経理業務まで幅広く担当しています。
まさに大忙しです。
当日は通常の業務を一旦止めて、実際の仕事の流れに沿って操作を実演しながら、一つひとつ丁寧に手順を説明してくれました。
こちらから繰り返し同じような質問をする場面もありましたが、そんな中でスタッフから出たのが、
「便利になるためだから！」
という言葉。
その言葉を聞いたときは、嬉しいような、ほっとしたような、なんとも言えない気持ちになりました。
システムをつくること自体が目的ではなく、実際にそこで働く人の仕事が少しでも楽になること。
手入力・手作業を、少しでも減らしたい！
そのために今回、現地まで来て業務を見て、直接話を聞くことができたのだと改めて感じました。
今回のヒアリングを通して、上海法人の業務には、まだまだ手入力や手作業で行っている部分が多くあることも分かりました。
一つひとつの作業は小さくても、毎日、毎月繰り返せば大きな時間になります。
「この作業はもっと簡単にできないか？」
「同じ内容を何度も入力しなくて済む方法はないか？」
そんな視点で業務を整理し、少しでも効率化できる仕組みをつくっていきたいと思います。
日中間でファイル共有をスムーズに行うことができる環境を構築できたこと。
香港では、実際にシステムが活用され、業務時間の短縮につながっていることを確認できたこと。
上海では、これから改善していきたい業務を現地スタッフと一緒に確認できたこと。
とても実りのある出張となりました。
香港法人・上海法人の皆様、今回の出張では、業務の合間にも関わらず、たくさんのご協力をいただき、本当にありがとうございました！
現地の業務について丁寧に説明していただいたり、移動や食事などでもサポートしていただいたりと、皆さんのおかげで充実した出張となりました。
今回の出張で得た気づきを、これからの業務改善につなげていきたいと思います。
これからも日本・香港・上海で力を合わせて、より働きやすい環境をつくっていきましょう！